Austral: De hojas de cálculo a un SaaS a medida
Resumen
- Reducción del 90% en errores y 50% más rápido en revisiones.
- Pasé de un flujo torpe y sobrecargado en Excel, a una herramienta que unifica y automatiza todo.
- Wireframing muy detallado que permitió al equipo de desarrollo continuar antes de validar la UI.
- Sistema de diseño atómico construido para modularidad, escalabilidad y cambios de última hora.
El punto de partida
Austral es una constructora que gestionaba cada parte de su negocio en Excel. Presupuestos, contabilidad, personal, seguimiento de proyectos, etc. Todo vivía en docenas de hojas desconectadas. Al crecer, las grietas se hicieron más grandes. Datos inconsistentes entre empleados, errores constantes y sin una forma fiable de compartir o rastrear información.
Entré como Product Designer y responsable de Quality Control durante unos 6 meses. El brief era simple en superficie: construir un SaaS que hiciera todo lo que esas hojas de cálculo hacían, pero mejor.
Limitaciones
El cliente no podía dedicar tanto tiempo al proyecto como otros. Dirigir una constructora no deja mucho espacio para ciclos largos de feedback o reuniones de diseño estructuradas. Cada reunión tenía que contar.
Por otro lado, cada hoja de Excel tenía su propia lógica y formato. No había una fuente única de verdad desde la que empezar, así que tuve que listar todas las inconsistencias antes de poder diseñar una solución que realmente cubriera sus necesidades.
Proceso y decisiones
Empecé asegurándome de tener un documento de texto como fuente única de verdad. A partir de ahí construí un wireframe muy detallado; simplificado y exhaustivo. El cliente no puso especial énfasis en la estética, así que centré mi energía donde más importaba: usabilidad y estructura.
Cada componente tenía que ser modular y replicable. La interfaz podía cambiar completamente de un sprint a otro, y el sistema de diseño tenía que soportarlo sin romperse. Construí todo con principios de diseño atómico para que el equipo de desarrollo pudiera intercambiar, añadir o eliminar piezas sin rehacer pantallas enteras.
Algo curioso es que en este proyecto empecé a interesarme por los ‘web components’ y frameworks como Astro, que funcionan como los componentes de Figma (piezas de la web que puedo reutilizar como plantillas). En resumen, mejoré como diseñador y desarrollador.
He aprendido por las malas que un cliente poco disponible puede cambiar el alcance entre reuniones. Diseñar para esa realidad significaba que el equipo de desarrollo podía seguir avanzando sin mí, y yo podía diseñar sin perder tiempo en cosas que igual se descartarían.
Colaboramos estrechamente durante todo el proceso. Usaba cada reunión con el cliente para resolver dudas acumuladas y obtener feedback y perfeccionar aquel documento del que hablaba al principio, la fuente de verdad. Con desarrollo, los wireframes servían como punto de referencia constante para confirmar qué era factible antes de invertir tiempo en UI de alta fidelidad. E igual que pasó en el proyecto de LO2 con el flujo de usuario, tener algo tan complejo pero conceptual al principio, nos hizo caer en pequeñas lagunas y conflictos de lógica.
Ejecución
La consistencia entre pantallas es de lo que más orgulloso estoy. Tooltips, componentes escalables, pequeños detalles de usabilidad que hacen que el flujo diario se sienta fluido.
El mayor desafío era obvio desde el principio: no reconstruir Excel, o al menos traer sólo lo bueno. La herramienta debía sentirse fluida y eficiente, pero sin traer los mismos problemas que las hojas antiguas. Todos los datos seguían viviendo en tablas, eso era inevitable, así que diseñé múltiples tipos de celda con diferentes estados y contextos para que esas tablas realmente funcionaran para el usuario. Hice variantes para celdas editables, estados de solo lectura, modos de selección y acciones contextuales.
Para las interacciones, mantuve las microanimaciones enfocadas en usabilidad. Cosas como guiar el ojo hacia un estado de error o resaltar un componente que acaba de hacer un cambio importante en el proyecto.
Resultados e impacto
Los errores cayeron un 90%. El tiempo de revisión se redujo un 50%.
Los empleados dijeron que apreciaban tener una herramienta que se sentía familiar viniendo de hojas de cálculo pero que solucionaba todos los problemas que habían estado sufriendo.
El equipo de desarrollo fue otra victoria. Todo ese tiempo invertido en wireframing al principio significó que podían construir sin esperar aprobaciones de UI para cada decisión. El sistema de diseño aseguró que nada se escapara cuando el alcance cambiaba.
Reflexión
Si pudiera volver atrás, no subestimaría cuánta información valiosa tenía el cliente. Pero no les culpo, todo el mundo está ocupado, y pasan cambios. Pero he aprendido a leer mejor a los clientes y a extraer ese conocimiento antes.
La habilidad que me llevo de este proyecto es la capacidad de organizar una cantidad enorme de información de una manera que realmente ayude al cliente. Austral necesitaba estructura, no solo una hoja de cálculo más bonita.